グループウェア比較11選！目的別の選び方
最終更新日:2021-12-09
グループウェアの導入を検討している、または今使っているグループウェアを不便に感じており、システムを入れ替えたいと考えているご担当者へ。自社に合ったグループウェアの選び方や比較ポイントを解説します。
目次
グループウェアとは？
グループウェアとは、プロジェクト遂行における組織内でのコミュニケーションを円滑化するシステムのことです。複数名で業務を行う場合、それぞれのスケジュールや進捗状況など、お互いの情報共有が不可欠ですが、関わる人数が多ければ多いほど、それがうまくいかずに業務に支障が出てしまうケースは少なくありません。
グループウェアは以下のような機能で、メンバー間の意思疎通を図り、業務の効率化をサポートします。
複数名でプロジェクトを推進する際、メッセージのやり取りはメール、スケジュール管理はカレンダーアプリ、そしてデータのやり取りはファイル共有サービス、と様々なシステムを使い分けるよりも、これらの機能が揃ったグループウェアを利用するほうが効率的です。
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グループウェアの選び方
ひと口にグループウェアといっても、その機能や種類は様々です。グループウェアの主な導入目的と、その目的にあった選び方について解説します。
「Google Workspace（Google）」や「Microsoft 365（日本マイクロソフト株式会社）」なら、メールサーバーも提供されるので、メールシステムも含めた導入が可能です。どちらもセキュリティ機能に優れており、1人あたりに割り当てられるデータ容量も十分。既存メールサーバーからも簡単に移行できます。社内・社外を含めた通信、コミュニケーション環境を一式で用意したい場合に便利です。
WordやExcelといったOfficeソフトを継続的に購入している場合は、「Microsoft 365」を導入してメール環境やグループウェアもマイクロソフト製品に統一してしまうのもおすすめ。コスト削減、運用の効率化につながるでしょう。その他にも、1TBのストレージ（One Drive）、セキュリティリスクからの保護、Microsoft Teamsによるビジネスチャットや電話会議機能など、プロジェクト推進に役立つ機能が揃っています。
多機能なグループウェアを導入したい場合は、「サイボウズOffice（サイボウズ株式会社）」や「desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）」「Aipo（TOWN株式会社）」などがおすすめです。導入実績が豊富で、機能の網羅性が高いのが特徴。一般企業から官公庁まで、様々な環境で利用されているので機能がブラッシュアップされ、使い勝手の良さに定評があります。
大規模な組織でグループウェアを利用するには、部門・職種別に共有する業務情報を切り替えるなど、高度な管理機能が必要です。100〜数万名規模の企業での情報共有に適した「サイボウズGaroon（サイボウズ株式会社）」や、多機能ながらも直感的に操作できるインターフェイスの「desknet’s NEO」などが適しています。様々な従業員が所属し、ITリテラシーに格差がある環境では、機能に加えて「使い勝手」も大事なポイントとなります。
「GroupSession（日本トータルシステム株式会社）」や「シラサギ（株式会社ウェブチップス）」など、無料でも機能が充実したグループウェアがあります。ただし、どちらもサーバの構築やシステムの運用を自社内で行わなければならないオンプレミス型。自社内での構築・運用が難しい場合は、導入支援をしている企業に外注するという方法もあります。
また、機能に制限がありますが、「LINE WORKS（ワークスモバイルジャパン株式会社）」には無料プランが用意されています。
グループウェアの比較のポイント
グループウェアを選ぶにあたって、チェックしておきたい比較ポイントを3つご紹介します。
前項の通りグループウェアは利用目的によって、対応している機能の範囲が大きく異なります。そのため、サービス検討時には、自社に必要な機能を洗い出し、その機能を満たしているかどうかがポイントとなります。
頻繁に使われることの多い基本機能としては、「メール」「スケジュール」「掲示板」「ファイル共有」「ワークフロー」などが挙げられます。その他、「施設／備品予約」「電話メモ」「在席管理」といったオフィスで役立つ便利機能を搭載したグループウェアもあります。
しかし、グループウェアが持つ機能をまんべんなく使うケースはさほど多くありません。たとえば、ファイル共有は別のオンラインストレージサービスを使ったり、ワークフローやタスク管理も専用のツールを利用したりすることがあります。そのため、必ず使うことになる最低限の機能をしっかりと確認しておくことが重要です。
数百〜数万名が所属する大規模な組織では、役職・職種別にアクセスできる情報の範囲を制限したい、チーム・部門単位で利用するアプリケーションを変更したいといった要望が出てきます。上述の「サイボウズGaroon」や「desknet’s NEO」のように、柔軟な運用・管理機能を備えたシステムを選びましょう。
また、複数のWindows PCを一元的に管理するための機能であるActive Directoryとの連携や、シングルサインオンへの対応ができると、アカウント管理の負担軽減につながります。
グループウェアは、スマホやタブレットといったモバイル端末から利用することも多いシステム。特に社外での利用ニーズが高い場合は、モバイル専用アプリがあるものを導入するのがおすすめです。たとえば、「Google Workspace」なら、「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドライブ」といった専用アプリが用意されています。また、「サイボウズOffice／Garoon」も専用アプリから、メールやスケジュール、ワークフローといった機能が利用可能です。スマホのブラウザからログインすることもできますが、専用アプリのほうが利便性に優れているでしょう。
主なグループウェア（メールサーバーやOfficeなどもセットで導入）
メールサーバーや、Office製品と一緒に導入できるグループウェアを2つご紹介します。
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（出所：Google Workspace公式Webサイト）
GmailやGoogleカレンダー、Google Meetなど、様々なアプリで構成されたグループウェア。ビデオ会議と画面共有で迅速な意思決定を可能にし、ドキュメントやスプレッドシートなどの同時作業やクラウド上へのファイル保存・共有といった機能で、組織内のコミュニケーションを強化する。高度なセキュリティが保証されているので、オフィス以外でも安全かつスムーズに作業ができる。すでに馴染みのあるアプリに加えて、社内ポータルサイトやプロジェクトサイトが簡単に作成できる「Googleサイト」や、ユーザーアカウントやアプリを一元管理できる「Google管理コンソール」といった機能も。ワークフロー機能は搭載されていないが、外部のワークフローシステムと連携することで対応可能。
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（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
グループウェアに求められる、ほとんどすべての機能を搭載。一般法人向けにはベーシック、スタンダード、プレミアムの3種類のプランがある。ベーシックプランの月額540円から法人メール、最大300人までのチャット・通話・ビデオ会議、1人1TBのクラウドストレージなどの利用が可能。また、スケジューリングやタスク管理といった、組織の運営・管理機能も充実している。加えて、Web版のOfficeアプリも利用できるので、業務でOffice製品を使っているなら、コストの削減も期待できる。スタンダード以上のプランならデスクトップ版のOfficeアプリも利用可能。プレミアムプランでは、高度なセキュリティ対策機能も搭載。
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主なグループウェア（機能が豊富）
機能が豊富なグループウェアを5つご紹介します。
（出所：サイボウズOffice公式Webサイト）
累計導入70,000社超を誇る、「誰でもかんたんに使える」がコンセプトのグループウェア。利用人数が最大300人までの中小企業向け。基本的な機能に加えて、自身に関係する情報を一覧で確認できる「トップページ」、打ち合わせ議事録などをフォーマット化して共有できる「報告書」、不在着信を簡単に共有できる「電話メモ」といった、日本企業のオフィスにフィットした便利機能が充実している。PCのほかに、タブレットやスマホにも対応しており高いセキュリティ機能を備えているため、外出先や自宅など、どこからでも安心してアクセスできる。1人あたり月額500円～という手頃な価格で気軽に始められるのも魅力。
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（出所：desknet’s NEO公式Webサイト）
450万人以上が利用しているグループウェア。日本企業ならではの課題に対応した27のアプリを利用することができる。アプリの機能は、基本的なものに加えて「設備予約」「議事録」「仮払い精算」「備品管理」など様々。Amazonビジネスと連携して購買業務の効率化も可能。会議資料を参加者にリアルタイムに配信・共有できる「SmartViewer」機能のリリースや、スマホ専用アプリの機能拡張など、アップデートも盛ん。サポートサービスとして、ツールの活用方法を紹介するオンラインセミナーや、熟練スタッフによる丁寧な導入サポートが用意されている。
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（出所：Aipo公式Webサイト）
スケジュール管理を中心に、ビジネスチャット、社内ポータル、勤怠管理、ワークフロー、プロジェクト管理など幅広い機能を搭載したグループウェア。組織の成長に合わせて必要な機能を一つからでも購入できるため、スモールスタートしたい企業にもおすすめ。メンバーの予定だけでなく、会議室や社用車といった設備の予約も一つの画面から確認でき、 同じ時間帯に予定を登録しようとするとアラートが表示されるので、ダブルブッキングや調整のための無駄なやりとりを防ぐことができる。また、URLを送信して相手に候補日を選択してもらうだけの、シンプルな操作で日程調整が完結できるため、取引先とのコミュニケーションの円滑化が進む。大企業や官公庁でも安心して利用できるセキュリティ水準を満たしていることもポイント。
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（出所：mitoco公式Webサイト）
Salesforceが提供するビジネスアプリケーションのマーケットプレイスで、「2020年もっとも売れたアプリTOP10」にランクイン。組織内のコミュニケーションのみならず、顧客情報をはじめとした社外に関わるデータも一括管理。さらに、トークやカレンダー機能に外部ユーザーを招待することもできるので、社外メンバーがいるプロジェクトのコミュニケーションの円滑化につながる。社内外での業務効率化、ペーパーレス化の促進をトータルでサポートしてくれる。各メンバーの利用状況を可視化するレポート機能、Salesforceとの連携など、営業・マーケティング活動を支援する機能も充実。オプション機能の「mitoco Work経費」や、2022年2月にサービス提供開始を予定している「mitoco Work勤怠」を利用すれば、さらなる業務効率化も期待できる。
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（出所：WaWaOffice公式Webサイト）
企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化を支援するグループウェア。PC操作が苦手な人でも直観的に操作できるUIが特長。グループウェアとしての基本的な機能を備えた「WaWaOffice」のほかに、ワークフロー機能がある「WaWaFlow」、営業日誌機能も備えたSFA「WaWaFrontier」など、様々な関連製品が揃う。連携させることで、業務全体の効率化につながる。また、他社システムとの連携や独自機能の追加など様々なニーズに対応可能。データは大手データセンターで保護し、24時間365日有人監視されており、SSLも標準装備されているので、セキュリティ面でも安心して利用できる。
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（出所：サイボウズGaroon公式Webサイト）
数千〜数万名規模の大企業での導入実績が豊富なグループウェア。利用者の92%が「使いやすい」と回答した、操作しやすいUIが特徴で、教育コストをかけなくても社内での浸透・活用が期待できる。社内のシステムや情報が集約されているので、必要な情報にポータルからスムーズにアクセスすることが可能。全社通達や電話メモ、メッセージといった連絡事項も見逃すことがない。日本の大企業にフィットする機能が多数揃い、きめ細やかなアクセス権管理、階層化した組織管理など、大規模組織でも負担なく管理業務が行える。社外からのリモートアクセスができる一方で、リモートアクセス時の機能制限も可能。不正アクセスの防止機能、脆弱性対策など、セキュリティ機能にも優れている。
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無料で使えるグループウェア
無料で利用できるグループウェアを3つご紹介します。
（出所：GroupSession公式Webサイト）
無料かつユーザー数無制限で利用できるグループウェア。ポータル、スケジュール、ショートメール、ワークフロー、掲示板、ファイル管理など、有料のシステムに劣らない機能を備える。システムの利便性をより高める、モバイル版やスマホアプリ、インストール・運用サポートなどの有償オプションも充実している。自社でのインストール、セットアップが必要なので、導入担当者には相応のITリテラシーが求められるが、公式サイトにわかりやすいインストールガイドも用意されている。WindowsもしくはLinux環境で利用可能。無料版のほかに月額300円で利用できるクラウド型、有料で大規模環境に対応するエンタープライズ型が用意されている。
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（出所：シラサギ公式Webサイト）
数千人規模の組織にも対応可能な無料のオープンソースグループウェア。ポータル、スケジュール、設備予約、掲示板、ワークフロー、共有ファイル、メッセージなど、社内の情報共有やコミュニケーションに必要な機能が搭載されている。他システムとの連携もスムーズに行うことができ、基本機能をより使いやすくするためにカスタマイズすることも可能。さらに、必要に応じて追加機能の開発もできる。（有料）インストールや初期設定にはITリテラシーが必要だが、有料で講習会サービスやサポートサービス、業務代行サービスが受けられる。グループウェアのほかに、CMS、Webメールサービスの提供も。
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（出所：LINE WORKS公式Webサイト）
有料ツールとして提供されているLINE WORKSだが、機能やサービス内容を限定したプランを無料で利用することができる。フリープランでは、チャット、5GBまでのストレージ、ビデオ通話、掲示板、カレンダー、アンケートといった機能が利用可能。なかなかIT化が進まず、新しいツールを効果検証するだけでもハードルが高いと考える中小企業向けに提供開始されたプラン。スマホ1つでLINEと同じような操作性で利用できるため、簡単に導入できる。ただ、ストレージの容量追加はできず、複数人での通話も4人までなど、継続して利用するには制限が多いことから、あくまで体験プランとして検討するのがおすすめ。
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まとめ
従業員一人ひとりの業務の煩雑化、リモートワークの普及といった課題に対して有効なのが、グループウェアの導入です。メールやチャットツールよりも効率的なコミュニケーション、的確な情報共有による業務の効率化といったメリットが期待できます。
特にリモートワーク環境下で発生しやすい、「疑問点を誰に相談すればわからない」「同僚や上司が今どこで何をしているのかわからない」「稟議の承認が滞りがち」などといった問題の解決に役立つでしょう。適切なサービスを選択するためには、自社が抱えている課題と必要な機能を洗い出すことが重要です。まずは、無料トライアルやフリープランがあるサービスを、試用してみるのもおすすめです。
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Google Workspace
Google Workspace
ビジネス向け Gmail™や大容量ストレージ、ビデオ会議、文書作成、チャットなど、仕事に必要なツールを1つのパッケージにしたサービスです。NTTコミュニケー...
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Aipo（アイポ）
Aipo（アイポ）
社内外のスケジュール管理や情報共有を円滑にするグループウェア。1,700社3万人以上が利用中。直感的に操作できるカレンダーでいつでもどこでもメンバーの予定を把握...
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