OneDriveに共有フォルダーを活用する(2)

■OneDriveのフォルダーの共有設定

前回は、OneDriveにフォルダーを作成し、特定の組織内ユーザーにアクセス許可を与える設定を行いました。このフォルダーに保存したファイルを、Outlookで、各ユーザーに送信した場合、どのようになるか、確認しましょう。

(1)OneDriveのフォルダー一覧「共有」の列に各フォルダーの共有状況が表示される(2)クリックして、「アクセス許可の管理」を開く

「プライベート」は自分だけがアクセスできるフォルダー、「共有」は他のユーザーにアクセス許可を設定しているフォルダーです。アクセス許可の管理で、このフォルダーのアクセス許可の状況を確認します。アクセス許可を設定したユーザーごとに、アクセス許可の種類(権限)のアイコンが表示されます。

(3)「表示可能」（編集不可の表示のみ）のアイコン(4)「編集可能」のマーク

■OneDriveフォルダーのファイルをメールで送信

OneDriveのフォルダーに保存したファイルを、Outlookで送信します。送信手順の詳細については、当連載の第80回、第81回を参照してください。次の画面は、Microsoft 365のOutlookの新規メール作成です。

(1)宛先に「編集可能」のユーザーを入力(2)宛先に「表示可能」のユーザーを入力(3)宛先に、アクセス許可の無い組織内のユーザーを入力(4)クリップ（添付ファイル）ボタンをクリック(5)「クラウドの場所から選択」をクリック

なお、この例のように特定のユーザーにアクセス許可を設定したフォルダーのファイルを複数のユーザーに一斉送信するとき、一斉送信するのは組織内のユーザーだけにしてください。組織外のユーザーを含めると、アクセス許可の設定が変更されます。この件については、次回の記事で解説します。

(6)送信ファイルがあるOneDriveのフォルダーを選択(7)送信するファイルをクリックして選択(8)「次」をクリック

(9)「OneDriveのリンクとして共有する」をクリックして選択

(10)OneDriveのファイルが添付された(11)メールを送信

なお、添付ファイルとして表示されていますが、ファイルそのものではなく、OneDriveファイルへのリンク情報が添付されます。

■メール受信者の画面

今度は、このメールを受信したユーザー側から見てみます。次の画面は「編集可能」アクセス許可を設定されたユーザーの場合です。

(1)受信メールをクリックして開く(2)ファイルが添付されている(3)クリックすると添付ファイルメニューが表示される(4)添付ファイルメニューからファイルを操作

メニューは以下の通りです。

●「編集可能」許可のあるユーザーの場合

「編集可能」として許可されたユーザーが添付ファイルをクリックして開くと、OneDriveのファイルを開いて編集できます。

(5)編集可能状態で開く

●「表示可能」許可のあるユーザーの場合

「表示可能」として許可されたユーザーは、表示のみで編集できません。添付ファイルをクリックして開くと、プレビューモードになります。

(6)プレビューモードで開く(7)編集操作をしようとすると、「読み取り専用」という注意が表示される

●アクセス許可の無い組織内ユーザーの場合

アクセス許可が設定されていないユーザーがメールの添付ファイルを開くと、アクセス許可が無いというメッセージが表示されます。ファイル所有者に、アクセス許可依頼を送信できます。

(8)アクセス許可がないという画面(9)所有者へのメッセージを入力可能(10)所有者にアクセス許可を要求する通知を送信する

次の画面は、添付ファイル所有者に届くアクセス許可要求の通知です。

(11)メールで通知が受信されるので、クリックして開く(12)「編集可能」を許可(13)「表示可能」を許可(14)アクセス許可を設定(15)アクセスを拒否

なお、アクセス許可を受けていないユーザーでも、添付ファイルのメールを受信すると、添付ファイルのダウンロードだけはできてしまうので、注意してください。アクセス許可が無ければダウンロードもできないように思えますが、添付ファイルとしてメールを送信した時点で、「受信者にファイルを送った」ということになるため、ダウンロードは可能になります。アクセス許可は、あくまでOneDriveのフォルダー内のファイルを直接操作できるかどうかという許可なのです。

次回は、組織外のユーザーのアクセス許可、ファイル送信を取り上げます。

Microsoft Teamsに関連して、Skype for Businessにも触れておきます。

Microsoft 365（旧Office 365、旧BPOS）のチャット・ビデオ通話ツールとしては、もともと、Microsoft Lyncがありました。マイクロソフトがSkypeを買収したことにより、Microsoft LyncはMicrosoft Skype for Businessと名称を変えて現在にいたっています。現在ではまだSkype for Businessも使用できますが、Skype for Businessのほとんどの機能を内包し、さらに高度なコミュニケーション環境を提供するMicrosoft Teamsの登場により、Skype for Businessは2021年7月31日をもってサービスを終了します。

Skype for Businessをご利用の場合は、それまでにMicrosoft Teamsに移行する必要があります。

参考：「Teamsへのアップグレード」はこちら

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