Какво представлява „Ревизираният закон за съхранение на електронни книги“ преди влизането му в сила? 3 + α точки

Точка 2: Направете възможно „осигуряването на автентичността“ на данните

Както е споменато в „Точка 1“, въпреки че стана по-лесно да се цифровизира от преди, това е безусловно Въпреки това, това не означава, че можете да запазите получения файл такъв, какъвто е. Независимо дали оригиналът е електронен или хартиен, има две основни изисквания при съхраняването им като електронни данни.

Едно от изискванията е „осигуряване на автентичност“.

С други думи, колкото и да е объркващо, „ние знаем кога файлът е доставен и той не е бил променен (дори да го променим),“ т.е. „уникалност“ Уверете се, че може да го гарантира."

И така, как можем да гарантираме автентичността? Има няколко опции, но първият метод е „страната, която издава фактурата, дава времево клеймо“ или „страната, която получава фактурата, дава времево клеймо“. Въпреки това изглежда по-добре това да не се разглежда като опция от самото начало за малки и средни компании и фрийлансъри, независимо от големите компании.

защото това „времево клеймо“ не се отнася само за датата на файла, то се разпознава от IRS. Това е така, защото използва услуга за времево клеймо на трета страна за достоверно прикачване на файлове.

Понастоящем някои компании предоставят услуги с клеймо за време, но таксата за използване се очаква да струва десетки хиляди до стотици хиляди йени на услуга, което не е реалистично за много фирми. (Възможно е също така да се разработи система, която сам дава времеви печати, но изглежда още по-нереалистично.)

Ако бизнес партньорът използва тези услуги за времеви печат и получи електронните данни, само тази част може да отговори на изискванията. Въпреки това фактурите от други бизнес партньори трябва вместо това да бъдат подпечатани с време и също така е необходимо да се разработят административни процедури от момента на получаване на електронните данни до предоставянето им. Увеличаването на труда и разходите е неизбежно.

Така че обикновено ще трябва да прибягвате до други средства.

Така че вторият метод е „да се установят административни правила за предотвратяване на корекция и изтриване на данни“. Когато получаваме данни като фактури, какъв вид вътрешен поток се използва за разпространението им и каква процедура се използва за изпълнение и управление на промени и изтривания? Това означава, че такава поредица от обработки е правилно организирана в документи като вътрешни правила.

Националната данъчна агенция изготвя образец за тези „Административни правила“, но няма конкретен формат. Той трябва да бъде създаден във формат, който е лесен за използване от компанията, и трябва да бъде превърнат в материал, към който служителите могат да се позовават за правилна обработка, докато го сравняват с текущата вътрешна работа.

Справочни материали (образци на различни разпоредби и др.)｜Национална данъчна агенция

Дори в смисъл на елиминиране на двусмислието на съществуващата работа и нейното реорганизиране, няма загуба при създаването на административни правила. Ако обаче сте малък бизнес с един или няколко служители или работите на свободна практика, вярно е, че няма смисъл да разработвате вътрешни правила един по един.

Като трети метод такива бизнес оператори ще изберат да използват система, която запазва записи, когато данните са коригирани или изтрити, или система, която не може да бъде коригирана или изтрита.

автоматично активиран По този начин има допълнителни предимства в зависимост от използваната система. В някои случаи другото изискване, описано по-долу, „осигуряване на видимост“, също може да бъде изпълнено едновременно. Една такава система включва "Bill One" на Sansan, с която си сътрудничихме този път.